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書類トレイから「物」を一つ取り出したら検討して，完了するために何らかの行動が必要であるかを判断します。

行動の必要なし

取り出したものが不要であれば捨てます。

将来何かすることがあるかもしれない／したい，あるいは将来の特定の日に何かをする必要があるものは，ポストイットに「もしかしたら」とか「○月○日に見ること」などと書いて貼り，「未決」に入れます。

これから先，役に立つかもしれない情報であればファイリングする。

行動の必要あり

行動が必要である場合は，目に見える形の活動である「次の行動」を正確に決める必要があります。もし，完了するために複数の行動が必要であればプロジェクトとして扱い，プロジェクトの一覧である「プロジェクト」リストに追加して「次の行動」を再検討します。

この「次の行動」は具体的なものである必要があります。私の「物」を一つ例としてあげると，「友達とテニスをする」がありました。この場合，「次の行動」がそのまま「友達とテニスをする」となりそうですが，テニスをするには日時を決めてコートを予約する必要があります。従って，複数の行動が必要となるためプロジェクトとして扱います。そして必要な行動は

1. 友達に連絡してお互い都合の良い日を決める。
2. テニスコートを予約する。
3. テニスをする。

です。

この様にして「次の行動」を決めたら，その行動が二分以内に完了するかを考えます。二分以内に完了するのであれば，すぐに実行します。

二分以内に完了しない場合，その行動は自分がするのがベストか，それとも他の人に任せるべきかを検討し，他の人に任せるとなったらその行動を任せ，任せた人からの返事を待つ旨をメモに書いて「未決」へ入れます。また，処理を進めるのに必要な書類が届くのを待つようなものも同様です。

二分以上を要し自分で実行する行動は，行動をメモに書いて「未決」に入れます。

次は，「未決」に集めたものを整理します。

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